Vältä paniikkia – Digipalvelujen asiakirjat ajoissa saavutettaviksi

Nainen ja mies työskentelemässä toimistolla asiakirjojen parissa

Euroopan unionin saavutettavuusdirektiivin vaatimukset koskevat lähes kaikkia julkisten digitaalisten palvelujen sisältöjä. Tämä tarkoittaa sitä, että myös ns. toimisto-ohjelmien tiedostomuotojen tulee olla saavutettavuusvaatimusten mukaisia. Jotta viime hetken paniikilta vältyttäisiin, on saavutettavien asiakirjojen laatiminen syytä opetella jo hyvissä ajoin.

Käytännössä saavutettavuusdirektiivin vaatimukset koskevat siis kaikkia PDF-, Word-, Excel- ja Powerpoint-tiedostoja tai niitä vastaavia avoimen lähdekoodin tiedostoja. Ei kuitenkaan syytä huoleen, sillä direktiivin vaatimukset eivät koske sivustoilla olevia tiedostoja takautuvasti eli ennen 23.9.2018 julkaistuja toimisto-ohjelmistojen tiedostoja ei tarvitse muokata saavutettaviksi. Poikkeuksena ovat kuitenkin sellaiset tiedostot, joiden sisältöjä palvelun käyttäjät tarvitsevat etujensa, oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa määrittämiseen ja toteuttamiseen. Sen sijaan kaikkien tiedostojen, jotka julkaistaan nyt 23.9.2018 jälkeen, tulee olla saavutettavia viimeistään siinä vaiheessa, kun itse palvelunkin tulee olla saavutettava. Tiedostojen saavutettavuuden osalta sovelletaan siis samaa porrastettua aikataulua, kuin itse palveluidenkin osalta. Esimerkiksi uusien, 23.9.2018 jälkeen julkaistujen verkkopalvelujen tulee olla saavutettavuusdirektiivin vaatimusten mukaisia vuoden päästä 23.9.2019. Niin ikään näihin palveluihin liitettävien tiedostojen tulee myös olla saavutettavia 23.9.2019.

Miten asiakirjan saavutettavuus varmistetaan

Ennen kuin dokumentteja liitetään sivustolle, olisi syytä puntaroida, voitaisiinko asiakirjojen sijaan esittää samainen tieto HTML-muodossa. Tässäkin on kuitenkin huomioitava saavutettavuuden lisäksi myös käytettävyys. Ei esimerkiksi ole järkevää muuttaa monisivuista dokumenttia yhdeksi pitkäksi HTML-sivuksi. Aina ei myöskään ole mahdollista muuttaa dokumentteja HTML-muotoon. Tällöin on tiedettävä millä tavoin dokumentin sisältämä tieto voidaan ilmaista saavutettavasti.

Dokumenttien saavutettavuus voidaan varmistaa seuraavalla tavalla:

  1. Huomioi saavutettavuus jo tehdessäsi alkuperäistä dokumenttia. Esim. Word-dokumenteista voidaan tehdä saavutettavia itse Word-ohjelmalla.
  2. Mikäli muutat alkuperäisen saavutettavan tiedoston PDF-muotoon, tee myös tästä saavutettava saavutettavuusstandardeja noudattavalla ohjelmalla.
  3. Lisää tiedosto sivustolle sekä liitä tiedoston yhteyteen lyhyt yhteenveto/kuvaus tiedoston sisällöstä ja kerro käyttäjälle mikä tiedostotyyppi on kyseessä. Hyvä käytäntö on myös ilmoittaa tiedostokoko. Esim. Yritys X:n henkilöstötiedote (PDF, 64 KB).

Hyvä, paha PDF

PDF-tiedostoilla on saavutettavuuden suhteen hieman huono maine, mikä johtuu kuvamuodossa tallennetuista PDF-tiedostoista. Kun PDF-asiakirjat tuotetaan oikeaoppisesti, eli tässä tapauksessa saavutettavasti, ovat ne itse asiassa hyvä esimerkki saavutettavasta sähköisestä dokumentista. PDF-tiedostojen saavutettavuusohjeistukset on määritelty standardissa ISO 14289 PDF/UA. Kun PDF-dokumentit laaditaan tätä standardia sekä WCAG 2.0 (2.1) -ohjeistuksia vasten, saadaan varmistettua dokumentin saavutettavuus. On kuitenkin syytä muistaa, että kaikki verkosta löytyvät ohjelmat, eivät sisällä saavutettavuutta edistäviä ominaisuuksia. Esimerkiksi Adobe Acrobat Pro -ohjelmalla on mahdollista luoda saavutettavia PDF-tiedostoja sekä tarkistaa, onko dokumentti saavutettavuusstandardien mukainen. Muita saavutettavuutta edistäviä ohjelmia ovat esimerkiksi Microsoft Word, Powerpoint sekä Adobe InDesign.

PDF-tiedoston muuttaminen saavutettavaan muotoon

Saavutettava PDF-dokumentti on sellainen, johon toimimisesteiset ihmiset pääsevät käsiksi avustavien teknologioiden eli apuvälineiden avulla. Näitä apuvälineitä ovat muun muassa ruudunlukuohjelmat, ruudunsuurentajat tai erilaiset kytkinohjaimet, joiden avulla käyttäjä voi hallita tietokonetta ilman hiirtä. Jotta nämä ohjelmat pystyvät lukemaan PDF-tiedoston sisältöä, on saavutettavuus huomioitava sekä dokumentin rakenteessa että elementtien tyyleissä. Samat periaatteet soveltuvat myös muihinkin tiedostomuotoihin. Jos jokin toinen tiedostomuoto muutetaan PDF-muotoon, on saavutettavuus aina varmistettava jo alkuperäisessä dokumentissa.

Saavutettavassa PDF-dokumentissa on huomioitu seuraavat ominaisuudet:

  • Dokumentti on koodattu PDF. Tämä tarkoittaa sitä, että dokumentin rakenne on merkattu tunnisteilla eli tageilla. Tällöin avustavat teknologiat tunnistavat sisällön eri elementit, kuten otsikkotasot, kappaleet, listat, taulukot ym. ja tulkitsevat ne oikein käyttäjälle.
  • Dokumentissa on kirjanmerkit. Kirjanmerkit toimivat ankkurilinkkeinä dokumentin sisältöihin ja helpottavat dokumentin selaamista. Käyttäjä voi näin ollen ohittaa haluamansa sisällöt.
  • Sisällön lukujärjestys on määritelty. Kun sisällön lukujärjestys on määritetty loogiseksi, esittävät avustavat teknologiat dokumentin sisällön käyttäjälle oikeassa järjestyksessä.
  • Kuvilla on tekstivastineet eli ns. alt-tekstit. Alt-tekstit kuvaavat sokeille tai heikkonäköisille käyttäjille kuvan sisällön.
  • Dokumentin pääkieli on määritetty. Tämä mahdollistaa sen, että tietyissä ruudunlukuohjelmissa voidaan ottaa käyttöön oikea kieli.
  • Dokumentin ominaisuuksissa on määritelty dokumentin otsikko.
  • Dokumentissa on käytetty helposti luettavaa fonttia. Esimerkiksi päätteettömät sans serif-tyyliset fontit ovat monelle helpompia lukea.
  • Tekstin ja taustan värien välillä on riittävä sävykontrasti. Heikkonäköisten ihmisten on vaikea erottaa tekstiä taustasta, mikäli värien kontrastisyvyys ei ole riittävä.
  • Dokumentin lomakkeet ovat saavutettavia; Lomakentät on merkattu tunnisteiden eli tagien avulla. Lomakekentissä on myös vihjetekstit ja kentistä toiseen pystyy siirtymään loogisessa järjestyksessä ilman hiirtä.

PDF-tiedostojen saavutettavuuden voi tarkistaa erilaisilla työkaluilla:

Saavutettavuuden tarkistaminen (Acrobat Pro)
Ilmainen, englanninkielinen ladattava PDF-tarkistusohjelma PAC
Verkossa toimiva englanninkielinen tarkistustyökalu PAVE

Tarkempia ohjeita saavutettavien asiakirjojen tuottamiseen:

Saavutettavasti.fi – Saavutettavat tiedostot
Celia – Tiedostojen saavutettavuus

PDF-dokumentin muuttaminen saavutettavaan muotoon:

Saavutettavan PDF-tiedoston luominen (Acrobat Pro)
Näkövammaisten liitto ry – Saavutettavan PDF-tiedoston luominen Adobe InDesignilla ja Acrobat Pro:lla

 

Kirjoittaja: Anu Vuokko, käyttäjäkokemussuunnittelija

Haluatko lisätietoa digipalvelujen saavutettavuudesta? Oppaamme avulla saat tietoa saavutettavuudesta sekä saavutettavuusdirektiivin sisällöstä. Tarjoamme myös käytännön ohjeita siihen, miten erilaiset käyttäjäryhmät huomioidaan ja miten saavutettavuutta arvioidaan.

LATAA ILMAINEN OPAS